BP咨询公司CEO：如何更好地管理待办事项

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彼得·布雷格曼(Peter bregman)全球咨询公司bregman partners的发言人、作家兼顾问兼首席执行官。

当我妻子埃莉诺只有九、十岁的时候，她曾经需要买一双新鞋。在她告诉她母亲后，他们同意下周六早上购买。然而，当星期六到来时，她妈妈发现她手头的东西太多了，根本买不起鞋子，所以她告诉埃莉诺以后再买鞋子。

“那么具体是什么时候？”埃莉诺问道。

“这个周末选个时间？”她妈妈回答道。

“这个周末是什么时候？”

“明天。”

“明天是什么时候？”埃莉诺一直盯着她。

“下午两点怎么样？”

埃莉诺终于松了口气，“太好了！妈妈，谢谢你。”

第二天下午两点钟，埃莉诺和她的母亲如期完成了旅行。如果埃莉诺没有坚持要求确切的时间，买鞋计划可能会再次落空。

几天前，埃莉诺问我今天过得怎么样。我说得很好，但是我没有时间做很多我想做的事情，所以她给我讲了上面的故事。她注意到我每天晚上都有这种感觉。经过她的观察，我从来没有在一天之内完成所有我必须做的事情。她取笑我说，对我来说，希望在一天内完成这么多事情也许是不现实的。

当然，她是对的。对我们许多人来说，我们的待办事项清单更像是一张罪恶清单:一系列我们想做、计划做和真正应该做但从未做过的事情。这个待办事项清单也可以称为待办事项清单。

此外，这份清单越长，完成的可能性就越小，我们就越焦虑。处理这份清单以外的问题的方法是，像埃莉诺小时候那样，坚持问一个令人满意的答案:“明天是什么时候？”

即使在这么小的年纪，埃莉诺就已经意识到成功的秘密，她有一套将自己的意图转化为行动的方法。

这就是我所说的时间和地点的力量。

一旦我们决定何时何地做某事，遵循计划的可能性就会大大增加。我们不能完成待办事项清单上的任务的原因是待办事项清单不是一个能有效地促使我们去做事情的工具。列表只能是一个收集工具，它帮助我们确认我们需要做的各种事情。

相反，时间表是指导我们完成日常任务的理想工具。时间表有时间限制，我们一天的时间是固定的。因此，我们显然不会在有限的空房间里放太多不切实际的东西。因此，一旦你有了一个待办事项清单，你应该想出一个时间表来决定何时何地完成这些待办事项，把所有要做的事情放在一个合适的时间段内，把最困难和最重要的事情放在一天的开始。如果可能的话，一天的开始是你还没有打开邮箱的时候。这是你最有可能完成你必须做的事情并在一天结束时感到放松的方式。

既然整个待办事项清单都不符合你的日程，我可以保证，所以你必须权衡轻重缓急。今天必须做什么？有什么重要的事情你忽略了吗？清单上的项目应该如何列入日程？当你每行有一个项目时，把它从你的清单上划掉。

按照这个程序，你的清单上不可避免地会留下很多项目。别担心，这实际上是件好事。

如果你没有时间表，一天结束时还有许多未完成的事情，你无法控制该做什么和该放慢速度。最后，你会感到惊讶和失望，最重要的是，你会感到无助。

然后，有了时间表，你就可以做出战略安排。每天早上，或者前一天晚上，你可以决定什么是真正重要的，然后在特定的时间和地点实现它。

可以肯定的是，一旦你决定何时何地做这些事情——就像埃莉诺问的“明天什么时候”——你就会可靠而可信地去做。